تبلیغات
مدیریت دانش - مستند سازی در مدیریت کیفیت

مدیریت دانش
با توجه ویژه به پیشرفت این رشته در ایران و معادل یابی فارسی برای واژگان

به وبلاگ  مدیریت دانش  خوش آمدید. چنانچه علاقه مند به همكاری هستید با ما تماس بگیرید.


¿مستند سازی در مدیریت کیفیت
جمعه 11 اسفند 1385

از زمانی که تیلور در سال 1911، مدیریت علمی را بنیان گذاشت، استانداردسازی و تهیه مستندات صریح، به جزء مهمی از تئوری­ها و تجربه­های عملی مدیریت تبدیل شد. 

تئوری­ مدیریت کیفیت نیز از این امر مستثنی نبوده است. تلاش­های زیادی برای صریح کردن و رسمی کردن فرآیندهای کسب و کار، به عنوان نیازمندی اصلی پیاده­سازی سیستم­های کیفیت، مانند مدل تعالی سازمانی EFQM، یا استاندارد جدید ISO9000:2000،مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM)، یا پروژه­های مهندسی مجدد (BPR) صورت گرفته است. نظامنامه­های فرآیند، فلوچارت­ها، طرح­های کلی و رویه­ها، اغلب توسط سازمان­های کیفیت­مدار به عنوان راهی برای سازماندهی و کنترل کارها استفاده شده است. فلوچارت­ها، یکی از 7 ابزار اصلی کیفیت است، که بالاتر از زبان و ملیت، به شکل عمومی درک و استفاده می­شود.

این ابزارها، خروجی فرآیند مستندسازی هستند، که بر صریح کردن چگونگی انجام یک اقدام ( تجربه عملی در چهارچوب فرآیندهای کسب و کار) ، تاکید دارد. این ابزارها، یک ارائه سمبلیک از کلیه فعالیت­ها فراهم می­آورند، و نقش کلیدی در درک، ارتباط تحلیل و بهبود فرآیندها بازی می­کنند. همچنین مدیران از این ابزارها به عنوان راهی برای کاهش نیاز به کارگران با مهارت بالا( با فرض این که حتی اگر کارگران کم تجربه، از این دستورالعمل­ها پیروی کنند، قادر به انجام کار خواهند بود) استفاده می­کنند. در نتیجه، مدیران در جهت اجرای این رویه­ها توسط تمامی افراد، و عدم تخلف از قوانین، و یا به زبان مدیریت کیفیت" عدم تطابق " فشار می­آورند.

با وجودی که اغلب متخصصین، روش انجام کار سازمان را به مدارک صریح تبدیل می­کنند، نشانه­هایی وجود دارد که این مستندات، چگونگی انجام کار- به صورت واقعی- را منعکس نمی­کنند. یافته­های جدید در حوزه تئوری مدیریت دانش نیز این نشانه­ها را تقویت می­کند، و نیز سئوال­های اساسی در خصوص نقش، و کاربرد این ابزارها برای مقاصد مدیریتی مطرح می­کنند.

ریشه­های این مشکلات، از تئوری­ وجود دانش عملی و صریح، و مشکلات تبدیل آنها به یکدیگر ناشی می­شود. دانش صریح، چکیده است و کد کردن آن به شکل مستندات ساده است. اگرچه هدف مستندسازی فرآیند، capture کردن تجربه عملی است (که به نظر نمی­رسد خالی از دشواری باشد) بنابراین، این سئوال که یک تجربه عملی تا چه حد می­تواند به صورت صریح بیان شود، به صورت معکوس می­تواند مطرح شود که مستندسازی فرآیند تا چه حد بر تجربه عملی تأثیر می­گذارد.

امکان صریح کردن تجربه عملی، و نقش واقعی مستندات صریح، موضوعات متضادی هستند. از سویی برخی نویسندگان اعتقاد دارند که می­توان دانش عملی را به صورت عبارات صریح بیان کرد. از سوی دیگر، نویسندگان دیگر عکس این موضوع را اعتقاد دارند. برخی نویسندگان نیز به تضاد بین رویکرد فعلی فرآیندی و تجارب عملی واقعی اعتقاد دارند، و در خصوص نادیده گرفتن نیاز روزافزون به دانش در سازمان­های امروزی، هشدار می­دهند.

Reflecting on quality practices through knowledge management theory: uncovering grey zones and new possibilities of process manuals, flowcharts and procedures, Elena Bou and Alfonso sauquet, knowledge Management Research and practice (2004), 2, 35-47

نوشته شده در جمعه 11 اسفند 1385 و ساعت 06:03 ق.ظ توسط : نسیم تهرانی
ویرایش شده در - و ساعت -